SPACE ESTUDIOS
PROPORCIONAR ESPACIO DE TRABAJO Y APOYO A LA INNOVACIÓN A LOS ARTISTAS.
RESUMEN
Hacerse cargo completo del desarrollo con Ruby on Rails y mantenimiento
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META
Mejorar la aplicación web existente, brindando características del sistema financiero y de comunicación. A su vez, mejorando las alternativas de autoservicio para los inquilinos.
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PROCESO
Codescrum analizó la aplicación de Space Studios para ayudar a aliviar la carga de trabajo del personal a través de funciones específicas y correcciones de errores. Se integró una plataforma de correo electrónico transaccional y un sistema de mesa de ayuda para permitir una rápida retroalimentación y resolución de problemas. Además, se amplió el módulo financiero con un importador de extractos bancarios.
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IMPACTO
Space Studios sigue funcionando. La empresa dispone de una aplicación web habilitada para gestionar grandes cantidades de datos de los artistas. Horas ahorradas en la entrada manual de datos.
Es genial trabajar con Jairo y su equipo equipo de trabajo en Codescrum. Están atentos a todos los detalles, expectativas y entrega eficiente. Es importante destacar que cuando algo no es posible por algún motivo, en lugar de decir que pueden hacerlo, son honestos acerca de todas las opciones, ahorrando tiempo y generando confianza.
DOUGLAS THACKWAY
Former Space Studios
Space Studios
EL RETO
Personalizar la aplicación web a los nuevos requerimientos en almacenamiento, pago e interacción con los inquilinos.
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META
Space gestiona 19 edificios de estudios de artistas, que ofrecen un espacio de trabajo creativo asequible y contribuyen a programas, como exposiciones, residencias de artistas, becas y oportunidades de formación, para permitir que los artistas sean sostenibles. La empresa también ofrece proyectos de aprendizaje para escuelas, jóvenes y comunidades vecinas a los sitios de los estudios.
Space es una organización de artes visuales líder en Londres que ofrece un espacio de trabajo creativo, abogacía y promueve la innovación. Apoyan a 700 artistas con estudios y otros 700 al año con desarrollo profesional. Además, involucra a 22.000 personas al año a través de programas públicos.
Las operaciones de Space están respaldadas por un sistema de administración integrado en Ruby on Rails para permitir la gestión de sus edificios, estudios y contratos de arrendamiento. Para ayudar en esta gestión, algunos desafíos destacados fueron:
Solucionar las inconsistencias de datos encontradas en los registros de inquilinos debido a datos de inquilinos incompletos o duplicados.
Aumentar la tasa de respuesta exitosa para problemas relacionados con el estudio, al tiempo que reduce la carga de trabajo del personal.
Mejorar el conocimiento y el servicio de información de los inquilinos.
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PROCESO
Codescrum se hizo cargo de este sistema de administración para respaldar su desarrollo continuo.
Como primer paso, hicimos que la aplicación fuera más consistente en la forma en que administraba la entrada de datos de inquilinos, marcando posibles duplicados y permitiendo su combinación o eliminación después de la revisión.
Se implementaron notificaciones por correo electrónico para muchos procesos importantes para que funcionen directamente desde el sistema de administración, a través de la integración con una plataforma de correo electrónico transaccional. Además, se implementó una solución de integración de la mesa de ayuda para responder rápidamente a los comentarios y la resolución de problemas relacionados con los inquilinos y sus estudios.
La mayor parte de la carga de trabajo operativo del personal estaba relacionada con los saldos contables y las consultas sobre el estado de los arrendamientos. Sugerimos el uso de un portal web para permitir a los inquilinos verificar el saldo de la cuenta y los inquilinos activos.
A medida que pasaba el tiempo, los inquilinos realizaban pagos bancarios directos, lo que hacía que la conciliación bancaria requiriera bastante tiempo. Al importar el archivo del extracto bancario directamente en forma de archivo CSV, el sistema puede hacer coincidir automáticamente los registros de los inquilinos con sus pagos. El sistema también tiene una forma de aprender las asignaciones de banco a arrendatario a lo largo del tiempo.
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IMPACTO
Codescrum contribuyó con Spaces Studios para lograr el impacto a continuación
Los inquilinos ahora pueden verificar su información en cualquier momento por sí mismos, lo que reduce la mayor parte de la carga de trabajo del personal en términos de soporte. Las consultas de arrendamiento prácticamente se eliminaron mediante el uso del portal web.
El servicio de desarrollo brindado, permitió la consolidación de una plataforma estable para soportar la operación core del negocio.
La sincronización automatizada entre el sistema de tenencia y la plataforma de correo electrónico de marketing permitió mejorar la gestión de los inquilinos y el flujo de información entre las áreas operativas de la empresa.
Los extractos bancarios se pueden importar directamente a la aplicación, ahorrando horas de tediosa entrada de datos.
Continuamos apoyando esta aplicación hasta el día de hoy.
UBICACIÓN DEL CLIENTE
Londres, Reino Unido
EQUIPO
3 codificadores
LÍNEA DE TIEMPO
Enero 2015 - Actual
Para personalizar la aplicación web a los nuevos requerimientos en almacenamiento, pago e interacción con los inquilinos.
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